Etat des lieux pour la location de bureaux

En vertu de la loi Pinel, l’établissement d’un contrat des lieux est obligatoire à l’entrée et à la sortie de locaux à usage commercial ou professionnel. Cette obligation s’applique depuis le 1er septembre 2014 à tous les types de baux : commercial, professionnel ou dérogatoire. Elle s’applique donc à la location de bureaux meublés ou non.

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Les obligations
L’état des lieux est un document contradictoire, ce qui signifie qu’il doit être signé par les deux parties ou leurs représentants.
S’il ne peut être rédigé à l’amiable ou si l’une des parties est absente, le recours à un huissier est possible. Les frais seront alors partagés à moitié.
En l’absence d’état des lieux, le bail reste valable mais c’est l’article 1731 du Code civil qui s’applique. Le locataire peut donc être tenu pour responsable des dégradations éventuelles.
Cette présomption défavorable cesse si le propriétaire est absent lors de l’état des lieux ou si le locataire peut apporter la preuve, notamment par des photos, que les dégradations étaient antérieures à son entrée dans les lieux.
En vous adressant à des experts du diagnostic immobilier et de l’état des lieux, vous éviterez bien des litiges et des tensions. Des photos sont prises systématiquement dès qu’un point peut poser problème, ainsi que pour conserver une image précise du mobilier et des équipements mis à disposition dans le cas d’une location meublée. L’état des lieux pourra être remis le jour même après signature.

État des lieux pour la location de bureaux

Si le bail a été conclu antérieurement au 20 juin 2014, les dispositions de la loi Pinel s’appliquent lors de la sortie des lieux si un état des lieux entrant avait été établi.
Les nouvelles dispositions apportées par la loi Alur ne s’appliquent pas car elles ne concernent que les états des lieux pour la location d’un bien à usage d’habitation.

Dans le cas d’une sous-location de bureau, le locataire devra procéder à un état des lieux de façon à pouvoir imputer d’éventuelles dégradations au sous-locataire.
La vente pourrait donner lieu à une réduction de prix ou être annulée avec restitution complète du montant de la transaction. Des poursuites pénales sont possibles au titre de la mise en danger de la santé d’autrui.
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Comment se déroule

l’état des lieux pour la location de bureaux ?

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Comment rédiger un état des lieux ?

Il n’existe pas de modèle type officiel pour la rédaction d’un état des lieux pour la location de bureaux. Il est conseillé d’établir un document le plus complet possible, éventuellement assorti de photos, pour éviter tout litige à la fin du contrat.

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Sous quelle forme ?

L’état des lieux doit être établi en double exemplaire. Il sera annexé au contrat de location ou conservé pendant toute la durée du bail par chacune des parties. Il peut être réalisé sur le même document ou faire l’objet d’un document séparé. Les signatures seront précédées de la mention : “Lu et approuvé, certifié exact”.

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Qui le réalise ?

S’entourer de conseils de professionnels est indispensable pour établir un modèle d’état des lieux satisfaisant pour les deux parties.Le recours à des spécialistes garantit l’établissement d’un état des lieux pour la location de bureau totalement conforme à la réglementation.

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Une contestation est-elle possible ?

L’état des lieux peut être contesté à tout moment par l’une ou l’autre des parties par lettre recommandée, constat d’huissier ou action en justice. Les locataires peuvent invoquer des nuisances non-visibles lors de l’état des lieux initial : chauffage défectueux, panne d’ascenseur, vétusté induisant de l’insalubrité…

A

Les éléments à inclure pour la location de bureaux

L’état des lieux doit mentionner clairement l’identité et la qualité des signataires en précisant s’ils agissent en leur nom propre ou en tant que représentant de l’une des parties. Il faut ensuite indiquer l’adresse précise du bien loué et procéder à un relevé des compteurs d’eau et d’énergie. Si les compteurs ne sont pas accessibles, il faut en préciser la raison. On indiquera ensuite le détail et la destination des clés ou badges d’accès remis.

Pour chaque pièce ou local dont le locataire a la jouissance exclusive, vous devrez préciser de façon la plus précise possible l’état de conservation des éléments tels que les sols, murs, plafonds, prises, interrupteurs, chauffage, huisseries ainsi que de tout élément pouvant faire l’objet de dégradation ou d’usure.

Il faut vérifier, dans la mesure du possible, que tous les équipements fonctionnent :

  • Chauffage
  • Robinetterie
  • Chasses d’eau
  • Stores
  • Éventuellement volets extérieurs

Les équipements spécifiques à l’immobilier de bureau tels que câblage informatique, faux-plafonds, cloisons ou luminaires sont également des points importants. Il faut indiquer la nature et l’état des finitions et revêtements.

B

Les éléments de mobilier et équipements à répertorier

En cas de location meublée, vous devez répertorier tous les éléments de mobilier et équipements divers mis à disposition. Des photos seront d’une aide précieuse pour éviter des descriptions fastidieuses ou sujettes à interprétation.

Toute la difficulté étant bien sûr d’estimer si l’on se trouve dans le cas d’une usure normale ou si les dégradations sont directement imputables à un mauvais entretien par le locataire. C’est pourquoi le recours à un expert externe est conseillé de façon à conserver une totale objectivité.

La grande liberté qui régit la rédaction des baux commerciaux conduit souvent les propriétaires à inclure une clause de remise en état des bureaux. Dans ce cas, le locataire s’engage à la fin du contrat à régler le montant total des travaux de remise en état sur simple devis.

Cette formulation est souvent source de litiges car elle ne tient pas compte de l’usure normale des locaux. Il vaut mieux utiliser des formules du type : “en bon état d’usage locatif normal” et “en bon état de réparation locative”

De nombreux bailleurs ont également recours à une clause obligeant le locataire à prendre les lieux en l’état, sans exiger de réparations de la part du propriétaire. Il est communément admis que cette clause ne dispense pas le propriétaire de louer des locaux “en bon état de réparation de toute espèce”. Ces clauses peuvent être modifiées à chaque échéance triennale.

La réglementation
Décret n° 2012-639 du 4 mai 2012 – Chaque page doit être paraphée.
Les signatures seront précédées de la mention : “Lu et approuvé, certifié exact”.
Le locataire a obligation d’assurer «l’entretien courant de la chose louée».
Toutes les situations particulières doivent être évaluées avec soin et donner lieu à une prise en compte adaptée.
La validité

L’état des lieux doit être établi en double exemplaire. Il sera annexé au contrat de location ou conservé pendant toute la durée du bail par chacune des parties.